メールシステムについての考え方

１．確実に届いたかどうかがわかる機能がある
インターネットのメールは、届いたかどうかは不確実です。必ず届くとは限りません。
届いたかどうかがわかる受信確認の機能は必要です。
メールを受け取った登録者の方にもリンクをクリックしてもらうなどの操作をしてもらう必要がありますが、それをしてもらえるように説明していただくことも重要だと思います・

２．SSLで保護されている
管理画面は、ログイン名やパスワードが他者にもれると、最悪の場合は登録者にメールが送られてしまいます。
お名前や属性の情報もあります。SSLで保護されている状態で使うことが必要です

３．つかいやすいこと
管理画面は感覚的にわかること、登録も空メールで簡単にできること。
下書き機能、プレビュー、テストメール機能があり、つかいやすい管理画面になっています。

４．エラーになったかどうかがわかること
受信確認や質問でメールを送信した場合は、ひとりひとり、エラーになったかどうかわかります。

５．とどきやすい工夫をしていること
とどかなくなったアドレスにメールを送信した場合、なんども送り続けることのないようにすることをシステムとして行っている必要があります。
そのほかにも、詳しくは公表できませんが、工夫していないと、たとえばGMAILが届かないようになることもあります。

お約束

１．登録したメールアドレスは契約者にもすべては見えません。
＠の左は5文字だけ見えて、あとは隠されて見えます。
ただし、どうしてもメールの返事一覧で見たいという契約者様の場合は、書類を交わし、見せることもできます。
登録者様からのお問合せがあった場合には、見せているかどうか、見せている場合はその書類をお見せして返答いたします。

２．登録者様への一斉メールには、契約者様が書いた内容以外のものを乗せることはありません。

３．登録者様へ、宣伝メールを送ることはありません。｛定期的な確認メールは別です）

４．契約者様の情報（お名前、メールアドレスなど）は出すことはありません。

５．登録者様の情報（お名前、メールアドレスなど）は出すことはありません。

６．バックアップを毎日取り、データ保全に務めます。

届きやすくするためにお願い

１．登録者へのメールは頻繁に送っていただきたいです
少なくとも2ヶ月に一度くらいは送ってください。その理由は、届かないメールの割合を増やさないためです。
どうしてもメールアドレスを変更したり、携帯電話を変えてメールアドレスが変わったり、なくなったりすることがあります。そのときに、メールシステムに対して登録解除して登録しなおす方はあまりいらっしゃいません。

システム側から見ると、そのような方にはメールを送っても、「宛先がない」というエラーになってしまいます。
このようなエラーの割合が多いと、でたらめにメールを出しているスパムメール業者だとソフトバンクなどの携帯電話会社から思われてしまいます。そして、キャリアブロックというものを行い、送ってきているすべてのメールに対して30分受け取らないとか、数時間受け取らないとか、まったく受け取らないなどといったブロック処理を行われてしまいます。

メールスマッシュでは、エラーになった場合は、何回かエラーになると送らないようにします。
そして、同じメールアドレスで空メールがあれば、エラー履歴を消す、ということをしています。
送ってみないと、エラーかどうかがわからないので、頻繁に送って、エラー割合の小さいうちに対応したいのです。

システム側から自動で送る処理を追加することを考慮中です。

２．エラーになっている方にはお伝えしてください
エラーになる原因は、一番多いのが、メールアドレスがなくなっている、というものなのですが、次に多いのが、メールボックスが満杯である、というものです。
特にソフトバンクではサーバにおいておけるメール数が少ないので、サーバにメールを残す設定の場合はよく起こります。その場合は、サーバメールを消せば届くようになります。

エラーになっている人に、エラーになっていることを教えてあげてください。
解決後、空メールをしていただければ、エラー履歴が消えて、送るようになります。